【フレームワーク】重要度・緊急度マトリックス ~ 課題の優先順位を見える化する

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フレームワーク
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Executive Summary

  • タスク・課題をたくさん抱えている場合は、重要度と緊急度で整理してみる
  • 整理が出来たら優先度を決め、アクションの方針を立てる
  • このモデルは短期・長期どちらのタスクでも役に立つ

はじめに

こばじゅん
こばじゅん

こんにちは、コバログです。本日はこのブログにおける5回目の投稿となります。今回はフレームワークに関する投稿です。
初めての方は、このブログのコンセプトはまず下記をご参照ください。

今回はこのブログのメインの一つである、フレームワークにおいて「重要度・緊急度マトリックス」を取り扱っていきたいと思います。

その課題、どれくらい急ぎで大切なの?

後輩
後輩

こばじゅんさん、最近やる事が多くて手が回らないんです〜><
今月の予算計画作ったり、年次の研修に出なきゃいけないし、社内システムのマニュアルも作ったほうがいいかなって思ってたり、歯医者も行きたいし〜

こばじゅん
こばじゅん

忙しそうだね〜、後輩さん。
でも話を聞いていると、なんだか同じ粒度のタスクに聞こえないけど、優先順位はつけられてる?

後輩
後輩

う、なんとなくは(笑)
どれも大事に感じるんですよね

こばじゅん
こばじゅん

なるほどね〜。そういう時はまず重要度と緊急度で分けてみたらどう?

さて、課題やタスクが多く日々やる事が多い、どのようにゴールまでの道筋を立てればいいかと悩むことありますよね。
そういう場合は、重要度と緊急度の2軸で相対的にタスクを整理してあげましょう。

重要度:高 緊急度:低

社内のマニュアル策定
* 現状最低限のルールで運用ができ問題が発生していないのであれば、緊急度は低い

重要度:低 緊急度:低

歯医者に行く
* 定期的な検診であれば、暇を見つけて行けばいいので相対的に重要度・緊急度は下がる

重要度:高 緊急度:高

今月の予算計画策定
*今月という締め切りがあり、このタスクが他のタスクや他の部門に影響を及ぼす

重要度:低 緊急度:高

年次の研修参加
* 期日が迫っている場合は緊急度が高いが、後続のタスクはないため重要度は低いと考えられる

このようにまずは相対的にそれぞれのタスクの重要性、緊急性を分けてあげましょう。
そこから優先順位を決定します。
人は優先順位が明確になれば、自ずと優先順位の高いものにフォーカスできるため、下手なマルチタスクにならずに効率よく作業を進める事ができます。

優先順位とアクションプランを考えよう

各タスクの重要性、緊急性を整理できたら下記図の右上から優先順位の高いグループとして設定し、それぞれのタスクに対するアクションプランを検討しよう。

この手法はビジネスのみならず、旅行の計画、結婚式の準備、引っ越しの作業など日々の生活に十分応用可能なフレームワークであり、短期的な課題のみならず1年間の目標といった中長期的なゴール設定にも利用できるため、ぜひ身につけておこう

以上、今回はフレームワーク「重要度・緊急度マトリックス」をご紹介いたしました。
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また、過去記事もビジネスのフレームワークやQOL向上の知識をたくさん掲載しているので覗いてみて下さい。

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